Politique de confidentialité/ donnée personnelle

Déclaration de protection des données conformément aux articles 13 et 14 du RGPD

Par la présente, nous vous informons du type de données à caractère personnel traitées par HERMITAGE CAR RENTAL et des finalités de ce traitement. Par ailleurs, nous vous communiquons d’autres précisions importantes du point de vue de la protection des données, concernant par exemple vos droits.

Catégorie de données a caractères personnelles

Dans le cadre de nos services, nous sommes susceptibles de traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :

Données permanentes : Elles comprennent, par exemple, le prénom, le nom, l’adresse (privée et/ou professionnelle), la date de naissance.
Données de contact : Elles comprennent, par exemple, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail (privée et/ou professionnelle), éventuellement le numéro de fax, les contenus de communication (par exemple, e-mails, lettres, fax).
Données contractuelles : Elles comprennent, par exemple, les informations relatives aux locations (catégorie de véhicule, date de retrait et de retour, agence de retrait et de retour, services et suppléments réservés), le numéro du contrat de location, le numéro de réservation, les données relatives au permis de conduire, la photo du permis de conduire, la plaque d’immatriculation du véhicule que vous avez réservé et les informations relatives aux programmes de fidélité et de partenariat.
Données financières telles que les données de cartes de crédit.
Données facultatives : Elles comprennent les données facultatives que vous nous communiquez sans que nous le demandions, comme par exemple vos souhaits en matière d’équipement du véhicule ou vos préférences en matière de catégorie de véhicule.
Catégories de données particulières : En cas d’accident, de dommages aux véhicules ou d’incidents similaires, nous traitons les informations relatives aux circonstances du sinistre et au constat. Ces informations peuvent être fournies par les clients, les passagers ou les personnes lésées. Dans ces cas, des données relatives à l’état de santé, telles que les blessures, le taux d’alcoolémie ou la conduite sous stupéfiants peuvent également être traitées.
Données concernant un tiers : Nous traitons également les données à caractère personnel concernant un tiers (par exemple, les membres de la famille, les conducteurs secondaires, les passagers) que vous êtes susceptible de nous communiquer dans le cadre de votre relation contractuelle.

Finalités du traitement

Nous procédons au traitement de vos données permanentes, vos données de contact, vos données contractuelles, vos données financières, ainsi que des éventuelles informations facultatives aux fins de la réservation ainsi que de la conclusion et de l’exécution du contrat de location.

Nous utilisons en outre les données permanentes, les données de contact et les données contractuelles aux fins du service à la clientèle si vous êtes amené à nous contacter, par exemple en cas de réclamation ou de transferts.

Si vous réservez votre véhicule par l’intermédiaire d’une agence de voyage, une agence de voyage en ligne ou par tout autre intermédiaire, nos partenaires nous transmettent vos données permanentes, vos données de contact, les informations relatives à votre réservation et, le cas échéant, vos données financières.

De plus, nous utilisons vos données permanentes et vos données contractuelles aux fins de la facturation des commissions et de la gestion commerciale, par exemple avec les agences de voyage, les agences partenaires ou les franchises. Nous communiquons également vos données aux entreprises partenaires si le véhicule ou le type de véhicule souhaité n’est pas disponible chez nous.

Par ailleurs, nous sommes tenus de comparer vos données de base et vos données de contact à une liste officielle de délinquants prédéterminée aux fins de la prévention et de l’élucidation d’enquêtes pénales. Cette comparaison permet simultanément de prévenir les risques et d’engager des poursuites pénales.

Nous utilisons également vos données pour assurer votre sécurité et la nôtre, par exemple pour éviter les défauts de paiement et pour prévenir les atteintes aux biens, notamment les fraudes, les vols et les malversations). Au cas où vous souhaitez une location contre facture, nous procédons au traitement de vos données permanentes et financières pour vérifier votre solvabilité en obtenant des informations auprès des organismes de crédit.

À l’issue de l’exécution réciproque du contrat de location, vos données permanentes, financières et contractuelles restent enregistrées jusqu’à l’expiration des délais légaux de conservation.

Fondements juridiques des traitements aux fins précitées

Article 6, paragraphe 1, alinéa 1, point b) du RGPD applicable au traitement des données aux fins des réservations, de la conclusion et de l’exécution des contrats de location ainsi que du service client.

Article 6, paragraphe 1, alinéa 1, point f) du RGPD applicable au traitement des données aux fins de la facturation à un tiers, pour faire valoir ses propres droits et aux fins de la prévention des risques et des fraudes.

Article 6, paragraphe 1, alinéa 1, point c) du RGPD applicable au traitement des données aux fins de la détection, de la prévention et de la répression des infractions pénales, de la vérification et de l’enregistrement des données du permis de conduire et de l’obligation de conservation fiscale et commerciale.

Intérêt légitime si le traitement des données est fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGP

Notre intérêt légitime à utiliser vos données à caractère personnel afin d’améliorer nos prestations et notre service client est de vous proposer les meilleures prestations possibles et d’augmenter durablement la satisfaction de nos clients.

En ce qui concerne le traitement des données en vue de prévenir tout dommage causé à notre entreprise ou à nos véhicules au moyen d’analyses appropriées, notre intérêt légitime est de garantir les coûts et d’éviter les préjudices économiques, par exemple en cas de non-paiement ou de perte de nos véhicules.